Doel
Voor alle projecten in de publieke dienstverlening is het cruciaal om een duidelijk plan op te stellen waarin je vastlegt hoe je verschillende stakeholdergroepen gaat betrekken doorheen de verschillende fasen van het project. Afhankelijk van het belang en de rol van de stakeholder, ga je hen op een andere manier betrekken, van zuiver informeren tot een volledig
partnerschap.
Voorbereiden
Idealiter bereidt de project owner of project manager deze sessie voor. Voor deze sessie worden best alle projectteamleden en eventuele beslissingsnemers uitgenodigd. Ter voorbereiding kan je een duidelijke tijdslijn en fasering opstellen alsook een lijst met mogelijk te betrekken stakeholders.
Duur oefening
2 uur
Aantal mensen
2 tot 6 personen
Wat heb je nodig
- Whiteboard of flipchart
- Post-its
- Markers
Uitvoeren
- Bepaal voor welke stakeholders je een plan wilt uitstippelen (kies één kleur per groep/profiel).
- Bepaal de verschillende fases van het project, schrijf deze op post-it's en hang deze als verticale as (bijvoorbeeld: voorbereiding, analyse, ontwerp, ontwikkeling, implementatie, tracking)
- Bepaal de verschillende manieren waarop je stakeholders kunt betrekken (bijvoorbeeld: informeren, consulteren, actief betrekken, samenwerken of partnerschap).
- Per stakeholder: ga na wanneer deze betrokken dient te worden en in welke diepte.
Verwerken
Je stakeholder engagement plan verwerken kan gewoon in Word of een andere project-management tool. Belangrijk is om doorheen het project terug te blikken op het initiële plan en bij te stellen waar nodig.
